ELO Exporter

Der ELO Exporter automatisiert den Export von Dokumenten aus ELO. Der typische Ablauf ist:

1. Suche — Dokumente per Objekt-ID, ELO-Pfad oder FindSearch (mit ObjKey-Filtern) identifizieren
2. Export — Dokument und/oder Metadaten ins Dateisystem exportieren und/oder per Webhook an ein externes System senden
3. Post-Processing — ObjKey-Felder in ELO aktualisieren, Workflows weiterleiten
4. Protokollierung — Jeder Vorgang wird mit Status, Dauer und Details protokolliert

Dateisystem-Export und Webhook können unabhängig voneinander oder gleichzeitig genutzt werden. Mit der Option MetadataOnly ist auch ein reiner Webhook-Export ohne Dateisystem-Schreibvorgang möglich.

Export-Pipeline

┌─────────────┐     ┌──────────────────┐     ┌─────────────────┐
│ ELO FindSearch │──▶│ Checkout Sord     │──▶│ Dateisystem     │
│ / ID / Pfad    │   │ + MapData laden   │   │ UND/ODER        │
└─────────────┘     └──────────────────┘   │ Webhook         │
                                            └─────────────────┘
                                                    │
                                            ┌───────▼─────────┐
                                            │ Post-Processing  │
                                            │ • ObjKeys update │
                                            │ • WF forwarding  │
                                            │ • Protokollierung│
                                            └─────────────────┘

• Flexible Quellensuche — Dokumente per Objekt-ID, ELO-Pfad oder FindSearch (mit ObjKey-Filtern) finden
• Dateisystem-Export — Dokumente und/oder Metadaten ins lokale Dateisystem exportieren
• Webhook-Integration — Export-Ergebnisse und ELO-Metadaten per HTTP-Webhook an externe Systeme senden
• Zwei Webhook-Modi — status (kompakter Exportstatus) oder full (komplette Metadaten inkl. Index-Felder, Map-Felder, Aspects)
• MetadataOnly — Nur Metadaten exportieren ohne Datei-Download (ideal für Webhook-Szenarien)
• Post-Processing — Nach erfolgreichem Export automatisch ObjKey-Felder in ELO aktualisieren
• Workflow-Forwarding — ELO-Workflows nach Export automatisch weiterleiten
• Batch-Export — Massenexport per FindSearch mit konfigurierbarem Limit und Batch-Größe
• Metadaten-Formate — JSON-Sidecar oder ELONIQ .niqcd-Format
• Document Container — Unterstützung für ELO Document Container mit wählbarer Metadaten-Quelle
• XRechnung / ZUGFeRD — Generierung elektronischer Rechnungen (EN 16931) mit Profilsystem
• Zeitplanung — Cron-Ausdrücke, Go-Dauern oder feste Uhrzeiten
• Retry-Mechanismus — Automatische Wiederholung bei Fehlern mit exponentieller Verzögerung
• Ordnerstruktur — ELO-Hierarchie optional im Ziel nachbilden
• Überschreibschutz — Modi: always, newer, never
• Benennungsmuster — Dateinamen per Template anpassen ({id}, {name}, {date}, {ext})
• Protokollierung — Jeder Export wird mit Status, Dauer, Dateigröße und Fehlermeldung protokolliert

1. Export-Job erstellen

Unter Konfiguration → Export-Jobs → Job hinzufügen einen neuen Job anlegen.

2. Quelle konfigurieren

• Objekt-ID — Direkter Export eines bekannten ELO-Objekts
• ELO-Pfad — Export per ARCPATH: oder SORD:-Pfad
• FindSearch — Dynamische Suche per Maskenname, ObjKey-Filtern und Volltextsuche. Ideal für automatisierte Batch-Exporte.

3. Exportziel festlegen

• Dateisystem — Absoluter Pfad zum Zielordner. Optional mit Ordnerstruktur-Erhaltung.
• Webhook — Unter Post-Processing → Nachricht senden: System-Channel auswählen und Content-Modus festlegen.
• Beides kombinierbar — Datei auf Disk UND Webhook gleichzeitig.

4. Metadaten-Optionen

• JSON-Metadaten — Sidecar-Datei neben dem Dokument
• NIQCD-Format — ELONIQ-eigenes Metadatenformat
• MetadataOnly — Nur Metadaten, kein Datei-Download (nützlich für reine Webhook-Szenarien)

5. Post-Processing einrichten

• ObjKey-Update — Nach Export z.B. EXPORT_STATUS auf Exportiert setzen
• Webhook-Inhalt — status für kompakte Info oder full für komplette ELO-Metadaten (Index-Felder, Map-Felder, Aspects)
• Workflow-Forwarding — ELO-Workflow automatisch an nächsten Knoten weiterleiten

6. Zeitplan

• Kontinuierlich — Cron-Ausdruck (@hourly, 0 */2 * * *) oder Go-Dauer (30m, 1h)
• Geplant — Feste Uhrzeiten (08:00, 14:30, 18:00)

7. Monitoring

Alle Exporte werden protokolliert und sind im Status- und Protokoll-Tab einsehbar, inkl. Dauer, Dateigröße, Fehlerdetails und Fortschrittsanzeige für laufende Batch-Exporte.

• Dedizierte Zielordner — Verwenden Sie für jeden Export-Job einen eigenen Ordner, um Überschneidungen zu vermeiden.
• Metadaten mitexportieren — Aktivieren Sie JSON- oder .niqcd-Metadaten für Nachverfolgbarkeit und Audit-Trails.
• Zeitgesteuerte Batches — Große Exporte in Nebenzeiten planen (z.B. 0 2 * * * für 02:00 Uhr).
• Post-Processing nutzen — Setzen Sie ein ObjKey-Feld wie EXPORT_STATUS=Exportiert nach erfolgreichem Export, damit Dokumente nicht erneut exportiert werden.
• FindSearch + Post-Processing kombinieren — Suche nach EXPORT_STATUS=Neu, Export durchführen, dann EXPORT_STATUS=Exportiert setzen. So entsteht ein selbstregulierender Kreislauf.
• Webhook für Integrationen — Verwenden Sie den Webhook-Kanal mit full-Modus, um ELO-Metadaten direkt an Drittsysteme (ERP, DMS, Workflow-Engines) zu senden.
• MetadataOnly für Webhook-Szenarien — Wenn nur Metadaten an ein externes System gesendet werden sollen, aktivieren Sie MetadataOnly und den Webhook gemeinsam — kein Dateisystem-Export nötig.
• Retry-Konfiguration — Aktivieren Sie den Retry-Mechanismus für instabile Netzwerkverbindungen mit exponentieller Verzögerung.
• Overwrite-Modus beachten — newer verhindert unnötige Schreibvorgänge, never schützt vor versehentlichem Überschreiben.

Beispiel 1: Täglicher Rechnungsexport mit Status-Update

Export-Job: "Rechnungen-Daily"
SourceMode: findsearch
FindInfo: MaskName=Rechnung, ObjKeys: EXPORT_STATUS=Neu
TargetFolder: C:\Export\Rechnungen
ExportMode: single
IncludeMetadata: true
PostProcessing:
  UpdateObjKeys: EXPORT_STATUS → Exportiert
  SendMessage:
    ChannelID: webhook-erp
    ContentMode: status
    OnSuccess: true
Interval: 0 8 * * 1-5  (Mo-Fr um 08:00)

Beispiel 2: Webhook-Only (kein Dateisystem-Export)

Export-Job: "ERP-Sync"
SourceMode: findsearch
FindInfo: MaskName=Beleg, ObjKeys: STATUS=Freigegeben
MetadataOnly: true
PostProcessing:
  SendMessage:
    ChannelID: webhook-erp
    ContentMode: full
    OnSuccess: true
Interval: */15 * * * *  (alle 15 Minuten)

Beispiel 3: Webhook-Payload im "full"-Modus

{
  "export": {
    "job_name": "ERP-Sync",
    "status": "success",
    "target_path": "C:\\Export\\..."
  },
  "document": {
    "obj_id": 12345,
    "guid": "(A1B2C3...)",
    "filename": "Rechnung_2024-001.pdf",
    "path": "¶Archiv¶2024¶Rechnungen",
    "mask_name": "Rechnung",
    "owner_name": "Admin",
    "idate": "2024-03-15T10:30:00Z",
    "version": 3
  },
  "index_fields": {
    "RECHNUNGSNR": "2024-001",
    "KREDITOR": "Lieferant GmbH",
    "BETRAG": "1.234,56"
  },
  "map_fields": {
    "ZAHLUNGSZIEL": "30 Tage netto"
  },
  "custom_data": {
    "mandant": "001"
  }
}

Beispiel 4: Webhook-Payload im "status"-Modus

{
  "subject": "ELO Export: Rechnung_2024-001.pdf",
  "body": "Document exported successfully",
  "severity": "success",
  "metadata": {
    "job_name": "Rechnungen-Daily",
    "obj_id": "12345",
    "filename": "Rechnung_2024-001.pdf",
    "target_path": "C:\\Export\\Rechnungen\\...",
    "status": "success",
    "mask_name": "Rechnung"
  }
}

Export-Modi im Überblick