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ELO Importer

Automatisierter Dokumentimport aus Watch Folders

Der ELO Importer überwacht konfigurierte Eingangsordner im Dateisystem und importiert erkannte Dateien automatisch nach ELO. Dabei werden Zielordner aufgelöst, Metadaten zugeordnet, Duplikate erkannt und optional Workflows gestartet. Der Import läuft zeitgesteuert im Hintergrund — entweder in festen Intervallen oder zu geplanten Uhrzeiten.

Übersicht

Der ELO Importer ist das zentrale Modul für die automatisierte Dokumentübernahme aus dem Dateisystem nach ELO. Er eignet sich für Szenarien wie Rechnungseingang, Scanner-Postkorb, Batch-Importe und automatisierte Zulieferungen aus Drittsystemen.

So funktioniert der Import
  1. Erkennen — Der Watch Folder prüft regelmäßig, ob neue Dateien im Quellordner liegen.
  2. Filtern — Nur Dateien mit den konfigurierten Dateitypen werden verarbeitet. Optional wird auf Duplikate geprüft.
  3. Analysieren (optional) — Der Analyzer klassifiziert das Dokument und extrahiert Metadaten. PDFs können automatisch gesplittet werden.
  4. Ziel auflösen — Je nach Modus wird der ELO-Zielordner per ID, Pfad-Template oder Suche bestimmt.
  5. Hochladen — Das Dokument wird mit Maske, Metadaten und optionalen Zugriffsrechten nach ELO importiert.
  6. Nachverarbeitung — Die Originaldatei wird in den Erfolgs-/Fehlerordner verschoben. Optional wird ein Workflow gestartet oder eine Automation Chain ausgelöst.
Import-Pipeline
┌──────────────────┐     ┌───────────────┐     ┌──────────────────┐
│ Watch Folder     │────▶│ Validierung   │────▶│ Analyzer         │
│ • Dateitypen     │     │ • Duplikate   │     │ • Klassifikation │
│ • Rekursiv       │     │ • Dateityp    │     │ • PDF-Splitting  │
└──────────────────┘     └───────────────┘     └──────────────────┘
                                                       │
                         ┌───────────────┐     ┌───────▼──────────┐
                         │ Nachverarbeit.│◀────│ Upload nach ELO  │
                         │ • Success/Err │     │ • Maske + Felder │
                         │ • Workflow    │     │ • ACL            │
                         │ • Chain       │     │ • Zielpfad       │
                         └───────────────┘     └──────────────────┘

Funktionen

  • Mehrere Watch Folder — Beliebig viele Eingangsordner mit jeweils eigenen Einstellungen, Intervallen und Zielen gleichzeitig überwachen.
  • Flexible Zielauflösung — Drei Modi: Feste ELO-Ordner-ID, dynamische Pfad-Templates mit Datumsvariablen, oder Suche per FindSearch.
  • Duplikaterkennung — SHA256-basierte Prüfung verhindert den mehrfachen Import identischer Dateien, selbst wenn sie umbenannt wurden.
  • Dynamische Pfad-Templates — Zielpfade mit Variablen wie {{ year }}, {{ monthNameDe }} oder {{ date "2006-01" }} für automatische Ordnerstrukturen.
  • Analyzer-Integration — Automatische Dokumentklassifikation, OCR und Metadatenextraktion vor dem Upload.
  • PDF-Splitting — Mehrseitige PDFs automatisch trennen: bei Leerseiten, nach Seitenanzahl, nach Dokumenttyp oder per Regex-Muster.
  • PDF-Merging — Mehrere Dateien zusammenführen: alle, nach Muster, nach Datum, nach Klassifikation oder sequentiell.
  • Masken- und Feldmapping — Dokumente automatisch einer ELO-Maske zuordnen und Indexfelder setzen.
  • ContainerMode — Document Container für gruppierte Ablage (z.B. Originalbeleg + Anlagen).
  • Workflow-Trigger — Nach erfolgreichem Import automatisch einen ELO-Workflow starten.
  • Zugriffsrechte (ACL) — Rechte vom Zielordner erben oder benutzerdefinierte Berechtigungen setzen.
  • Rate Limiting — Anfragerate an ELO begrenzen, um das System bei großen Importmengen zu schützen.
  • Chain-Integration — Automation Chains vor dem Upload, nach Erfolg oder nach Fehler auslösen.
  • CSV-Import — Tabellarische Daten per CSV-Upload oder API-Endpoint importieren.
  • NIQCD-Unterstützung — NIQCD-Metadatendateien neben Dokumenten einlesen und anwenden.
  • Import-Statistiken und Protokoll — Jeder Import wird mit Status, Dauer, Dateigröße und Fehlerdetails protokolliert.
  • Robuste Fehlerbehandlung — Fehlerhafte Dateien werden in den Fehlerordner verschoben, mit detaillierter Protokollierung. Automatische Gesundheitsprüfung warnt bei gehäuften Fehlern.

Verwendung

1. Watch Folder anlegen

Öffnen Sie die Konfiguration des ELO Importers und klicken Sie auf Watch Folder hinzufügen. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen und legen Sie den Quellordner fest. Definieren Sie auch einen Erfolgs- und Fehlerordner — so können Sie immer nachvollziehen, welche Dateien verarbeitet wurden und welche fehlgeschlagen sind.

2. Dateitypen einschränken

Geben Sie die erlaubten Dateitypen kommagetrennt an, z.B. pdf,tif,docx. Wenn Sie das Feld leer lassen, werden alle Dateitypen importiert. Wir empfehlen, mit wenigen Typen zu starten und bei Bedarf zu erweitern.

3. Ziel in ELO festlegen

Wählen Sie einen der drei Zielmodi:

  • ID — Einfachster Modus: Alle Dateien landen in einem festen ELO-Ordner. Geben Sie die ELO-Ordner-ID ein.
  • Pfad — Dynamischer Modus: Der Zielpfad kann Datumsvariablen enthalten, z.B. ¶Archiv¶{{ year }}¶{{ monthNameDe }}. Der Ordner wird automatisch erstellt, wenn er noch nicht existiert.
  • Suche — Flexibelster Modus: Das Ziel wird per ELO-Suche ermittelt (z.B. passende Akte per Maskenname und ObjKey-Filter).
4. Maske und Metadaten konfigurieren

Wählen Sie die ELO-Dokumentmaske, die den importierten Dokumenten zugewiesen werden soll. Optional können Sie eine Namensvorlage für den Dokumentnamen in ELO festlegen und die Volltextindizierung aktivieren.

5. Duplikaterkennung aktivieren (empfohlen)

Aktivieren Sie Duplikaterkennung, um zu verhindern, dass dieselbe Datei mehrfach importiert wird. Die Erkennung basiert auf dem SHA256-Hash der Datei.

6. Zeitplan festlegen

Im Modus Kontinuierlich geben Sie ein Intervall an (z.B. 2m für alle 2 Minuten). Im Modus Geplant können Sie feste Uhrzeiten definieren (z.B. 08:00, 12:00, 18:00).

7. Erweiterte Optionen (optional)
  • Analyzer — Aktivieren Sie den Analyzer für automatische Dokumentklassifikation und Metadatenextraktion.
  • PDF-Splitting — Lassen Sie mehrseitige PDFs automatisch bei Leerseiten oder nach Seitenanzahl trennen.
  • Workflow — Geben Sie eine Workflow-ID an, damit importierte Dokumente direkt einem ELO-Workflow übergeben werden.
  • ACL — Konfigurieren Sie Zugriffsrechte: inherit (vom Zielordner erben) oder custom (eigene Benutzer/Gruppen).
  • Rate Limiting — Begrenzen Sie die Anfragerate bei großen Importmengen.
  • Chain-Integration — Lösen Sie Automation Chains vor/nach dem Import aus.
8. Starten und überwachen

Speichern Sie die Konfiguration und aktivieren Sie den Watch Folder. Auf der Status-Seite können Sie den Fortschritt in Echtzeit verfolgen. Im Protokoll finden Sie Details zu jedem einzelnen Import.

Best Practices

  • SuccessFolder und ErrorFolder immer setzen — So bleibt der Eingangsordner sauber. Im Fehlerfall können Sie fehlerhafte Dateien gezielt analysieren, ohne den laufenden Import zu beeinträchtigen.
  • Duplikaterkennung aktivieren — Die SHA256-basierte Prüfung verhindert, dass dieselbe Datei mehrfach importiert wird. Besonders wichtig bei automatisierten Zulieferungen, wo Dateien versehentlich doppelt abgelegt werden können.
  • Mit eingeschränkten Dateitypen starten — Beginnen Sie mit pdf,tif und erweitern Sie später. So verhindern Sie, dass unerwünschte Dateien (z.B. .tmp, .log) importiert werden.
  • Deterministische Zielpfade verwenden — Nutzen Sie Templates wie ¶Archiv¶{{ year }}¶{{ monthNameDe }} für vorhersagbare Ordnerstrukturen in ELO.
  • Masken-Konfiguration im Test prüfen — Testen Sie Maskenzuordnung und Pflichtfelder, bevor der Watch Folder produktiv geht. Fehlende Pflichtfelder führen zu Import-Fehlern.
  • Rate Limiting bei vielen Dateien nutzen — Bei Watch Folders mit hohem Aufkommen (>100 Dateien/Durchlauf) sollten Sie Rate Limiting aktivieren, um die ELO-Instanz nicht zu überlasten.
  • ContainerMode nur gezielt einsetzen — Dieser Modus erstellt für jede Datei einen Document Container. Das ist nur sinnvoll, wenn Sie z.B. Originalbelege mit Zusatzdokumenten gruppieren möchten.
  • Logs und Statistiken regelmäßig prüfen — Die Import-Statistiken und das Protokoll helfen, fehlerhafte Watch Folder frühzeitig zu erkennen und Engpässe zu identifizieren.
  • ACL bewusst konfigurieren — Im Modus inherit erbt das Dokument die Rechte des Zielordners. Mit custom können Sie gezielt Benutzer und Gruppen berechtigen.

Beispiele

Beispiel 1: Einfacher Ordner-Import in einen festen ELO-Ordner

Der einfachste Anwendungsfall: Alle PDF-Dateien aus einem Ordner werden in einen festen ELO-Ordner importiert.

Name:          Rechnungseingang
Quellordner:   C:\Import\Rechnungen
Erfolgsordner: C:\Import\_success
Fehlerordner:  C:\Import\_error
Dateitypen:    pdf
Zielmodus:     id
Ziel-ID:       4711       (ELO-Ordner-ID)
Masken-ID:     100
Intervall:     2m         (alle 2 Minuten prüfen)
Beispiel 2: Datumsbasierte Ablage mit Duplikaterkennung

Dokumente werden automatisch in Monatsordner sortiert. Duplikate werden erkannt und übersprungen.

Name:               Rechnungen-Archiv
Quellordner:        C:\Import\Rechnungen
Erfolgsordner:      C:\Import\_success
Fehlerordner:       C:\Import\_error
Dateitypen:         pdf,tif
Zielmodus:          path
Zielpfad:           ¶Archiv¶Rechnungen¶{{ year }}¶{{ monthNameDe }}
Masken-ID:          100
Duplikaterkennung:  true
Intervall:          5m

Ergebnis in ELO: ¶Archiv¶Rechnungen¶2026¶März¶Rechnung_001.pdf

Beispiel 3: Scanner-Postkorb mit PDF-Splitting

Ein Scanner liefert mehrseitige PDFs. Diese werden automatisch bei Leerseiten getrennt und einzeln importiert.

Name:            Scanner-Eingang
Quellordner:     C:\Scan\Input
Erfolgsordner:   C:\Scan\_done
Fehlerordner:    C:\Scan\_error
Dateitypen:      pdf
Zielmodus:       id
Ziel-ID:         5000
Masken-ID:       200
PDF-Splitting:
  Aktiviert:     true
  Strategie:     blank_pages
  Leerseiten entfernen: true
Intervall:       1m
Beispiel 4: Import mit Analyzer und Workflow

Dokumente werden automatisch klassifiziert, der passenden Maske zugeordnet und einem Workflow übergeben.

Name:            Vertragseingang
Quellordner:     C:\Import\Vertraege
Erfolgsordner:   C:\Import\_success
Fehlerordner:    C:\Import\_error
Zielmodus:       path
Zielpfad:        ¶Verträge¶{{ year }}
Analyzer:
  Aktiviert:     true
  Modus:         direct
Default-Workflow: 5
Intervall:        5m
Beispiel 5: Massenimport mit Rate Limiting

Ein nächtlicher Batch importiert große Mengen. Rate Limiting schützt die ELO-Instanz vor Überlastung.

Name:              Nacht-Batch
Quellordner:       D:\Batch\Nachtlauf
Erfolgsordner:     D:\Batch\_done
Fehlerordner:      D:\Batch\_error
Rekursiv:          true
Zielmodus:         path
Zielpfad:          ¶Import¶{{ year }}¶{{ month }}
Masken-ID:         100
Duplikaterkennung: true
Rate Limiting:
  Aktiviert:       true
  Anfragen/Sek.:   5
  Burst:           10
Ausführungsmodus:  scheduled
Startzeiten:       02:00
Beispiel 6: Chain-Integration nach Import

Nach jedem erfolgreichen Import wird eine Automation Chain ausgelöst, die z.B. eine Benachrichtigung sendet.

Name:            Eingangspost
Quellordner:     C:\Import\Post
Zielmodus:       id
Ziel-ID:         6000
Masken-ID:       100
Chain-Integration:
  Chain-ID:      notify-import
  Trigger:       after_success
  Async:         true
Intervall:       2m