ELO Importer

L'ELO Importer est le module central pour l'ingestion automatisée de documents depuis le système de fichiers vers ELO. Il est conçu pour des scénarios comme la réception de factures, les boîtes de réception scanner, les imports en masse et les livraisons automatisées depuis des systèmes tiers.

Comment fonctionne l'import

1. Détecter — Le watch folder vérifie régulièrement la présence de nouveaux fichiers dans le dossier source.
2. Filtrer — Seuls les fichiers correspondant aux types configurés sont traités. Optionnellement, les doublons sont détectés.
3. Analyser (optionnel) — L'analyzer classifie le document et extrait les métadonnées. Les PDF peuvent être automatiquement découpés.
4. Résoudre la cible — Selon le mode, le dossier cible ELO est déterminé par ID, template de chemin ou recherche.
5. Importer — Le document est importé dans ELO avec masque, métadonnées et droits d'accès optionnels.
6. Post-traitement — Le fichier original est déplacé vers le dossier succès/erreur. Optionnellement, un workflow est démarré ou une chaîne d'automatisation est déclenchée.

Pipeline d'import

┌──────────────────┐     ┌───────────────┐     ┌──────────────────┐
│ Watch Folder     │────▶│ Validation    │────▶│ Analyzer         │
│ • Types fichiers │     │ • Doublons    │     │ • Classification │
│ • Récursif       │     │ • Type fichier│     │ • Découpage PDF  │
└──────────────────┘     └───────────────┘     └──────────────────┘
                                                       │
                         ┌───────────────┐     ┌───────▼──────────┐
                         │ Post-traitem. │◀────│ Upload vers ELO  │
                         │ • Succès/Err  │     │ • Masque + champs│
                         │ • Workflow    │     │ • ACL            │
                         │ • Chain       │     │ • Chemin cible   │
                         └───────────────┘     └──────────────────┘

• Plusieurs watch folders — Surveillez autant de répertoires d'entrée que nécessaire simultanément, chacun avec ses propres paramètres, intervalles et cibles.
• Résolution de cible flexible — Trois modes : ID de dossier ELO fixe, templates de chemin dynamiques avec variables de date, ou recherche via FindSearch.
• Détection des doublons — La vérification SHA256 empêche l'import multiple de fichiers identiques, même s'ils sont renommés.
• Templates de chemin dynamiques — Chemins cibles avec variables comme {{ year }}, {{ monthNameEn }} ou {{ date "2006-01" }} pour des structures de dossiers automatiques.
• Intégration analyzer — Classification automatique des documents, OCR et extraction de métadonnées avant l'upload.
• Découpage PDF — Découpez automatiquement les PDF multi-pages : aux pages blanches, après un nombre de pages, par type de document ou via des motifs regex.
• Fusion PDF — Fusionnez plusieurs fichiers : tous, par motif, par date, par classification ou séquentiellement.
• Mapping masque et champs — Attribuez automatiquement un masque ELO aux documents et définissez les champs d'index.
• Mode conteneur — Conteneurs de documents pour le classement groupé (ex. document original + annexes).
• Déclenchement de workflow — Démarrez automatiquement un workflow ELO après un import réussi.
• Contrôle d'accès (ACL) — Héritez les droits du dossier cible ou définissez des permissions personnalisées par utilisateur/groupe.
• Rate limiting — Limitez le débit de requêtes vers ELO pour protéger le système lors de gros volumes d'import.
• Intégration chain — Déclenchez des chaînes d'automatisation avant l'upload, après le succès ou après l'échec.
• Import CSV — Importez des données tabulaires via upload CSV ou endpoint API.
• Support NIQCD — Lisez et appliquez les fichiers de métadonnées NIQCD à côté des documents.
• Statistiques et logs d'import — Chaque import est enregistré avec statut, durée, taille de fichier et détails d'erreur.
• Gestion d'erreurs robuste — Les fichiers en échec sont routés vers le dossier d'erreur avec journalisation détaillée. La vérification de santé automatique alerte en cas d'erreurs récurrentes.

1. Créer un watch folder

Ouvrez la Configuration de l'ELO Importer et cliquez sur Ajouter un watch folder. Donnez-lui un nom unique et définissez le dossier source. Définissez aussi un dossier de succès et d'erreur — ainsi vous pouvez toujours tracer quels fichiers ont été traités et lesquels ont échoué.

2. Restreindre les types de fichiers

Saisissez les types de fichiers autorisés séparés par des virgules, ex. pdf,tif,docx. Si vous laissez ce champ vide, tous les types seront importés. Nous recommandons de commencer avec peu de types et d'élargir au besoin.

3. Définir la cible dans ELO

Choisissez un des trois modes de cible :

• ID — Mode le plus simple : tous les fichiers vont dans un dossier ELO fixe. Saisissez l'ID du dossier ELO.
• Chemin — Mode dynamique : le chemin cible peut contenir des variables de date, ex. ¶Archive¶{{ year }}¶{{ month }}. Le dossier est automatiquement créé s'il n'existe pas encore.
• Recherche — Mode le plus flexible : la cible est déterminée via une recherche ELO (ex. dossier correspondant via nom de masque et filtre ObjKey).

4. Configurer le masque et les métadonnées

Sélectionnez le masque de document ELO à attribuer aux documents importés. Optionnellement, définissez un modèle de nom pour le nom du document dans ELO et activez l'indexation plein texte.

5. Activer la détection des doublons (recommandé)

Activez la Détection des doublons pour empêcher l'import multiple du même fichier. La détection est basée sur le hash SHA256 du fichier.

6. Définir le planning

En mode Continu, saisissez un intervalle (ex. 2m pour toutes les 2 minutes). En mode Planifié, vous pouvez définir des heures fixes (ex. 08:00, 12:00, 18:00).

7. Options avancées (optionnel)

• Analyzer — Activez l'analyzer pour la classification automatique et l'extraction de métadonnées.
• Découpage PDF — Découpez automatiquement les PDF multi-pages aux pages blanches ou après un nombre de pages.
• Workflow — Saisissez un ID de workflow pour que les documents importés soient immédiatement transmis à un workflow ELO.
• ACL — Configurez les droits d'accès : inherit (du dossier cible) ou custom (utilisateurs/groupes spécifiques).
• Rate Limiting — Limitez le débit de requêtes pour les gros volumes d'import.
• Intégration chain — Déclenchez des chaînes d'automatisation avant/après l'import.

8. Démarrer et surveiller

Sauvegardez votre configuration et activez le watch folder. Sur la page Statut, vous pouvez suivre la progression en temps réel. L'onglet Logs fournit les détails de chaque import individuel.

• Toujours définir SuccessFolder et ErrorFolder — Cela maintient le dossier source propre. Les fichiers en échec peuvent être analysés séparément sans perturber les imports en cours.
• Activer la détection des doublons — La vérification SHA256 empêche l'import multiple du même fichier. Particulièrement important pour les livraisons automatisées où des fichiers peuvent être déposés en double.
• Commencer avec des types de fichiers limités — Débutez avec pdf,tif et élargissez plus tard. Cela évite l'import de fichiers indésirables (ex. .tmp, .log).
• Utiliser des chemins cibles déterministes — Utilisez des templates comme ¶Archive¶{{ year }}¶{{ month }} pour des structures de dossiers prévisibles dans ELO.
• Tester la configuration des masques d'abord — Validez l'attribution du masque et les champs obligatoires avant la mise en production. Les champs obligatoires manquants provoquent des erreurs d'import.
• Utiliser le rate limiting pour les gros volumes — Pour les watch folders à fort débit (>100 fichiers/cycle), activez le rate limiting pour protéger l'instance ELO de la surcharge.
• Utiliser le mode conteneur de façon ciblée — Ce mode crée un conteneur de documents pour chaque fichier. Utile uniquement pour grouper des documents originaux avec des pièces jointes.
• Surveiller régulièrement logs et statistiques — Les statistiques et les logs d'import permettent de détecter rapidement les watch folders défaillants et d'identifier les goulets d'étranglement.
• Configurer les ACL consciemment — En mode inherit, le document hérite des droits du dossier cible. Avec custom, vous pouvez accorder l'accès à des utilisateurs et groupes spécifiques.

Exemple 1 : Import simple d'un dossier vers un dossier ELO fixe

Le cas d'usage le plus simple : tous les fichiers PDF d'un dossier sont importés dans un dossier ELO fixe.

Nom :              Réception factures
Dossier source :   C:\Import\Factures
Dossier succès :   C:\Import\_success
Dossier erreur :   C:\Import\_error
Types de fichiers : pdf
Mode cible :       id
ID cible :         4711       (ID dossier ELO)
ID masque :        100
Intervalle :       2m         (vérifier toutes les 2 minutes)

Exemple 2 : Classement par date avec détection des doublons

Les documents sont automatiquement triés dans des dossiers mensuels. Les doublons sont détectés et ignorés.

Nom :                   Archive factures
Dossier source :        C:\Import\Factures
Dossier succès :        C:\Import\_success
Dossier erreur :        C:\Import\_error
Types de fichiers :     pdf,tif
Mode cible :            path
Chemin cible :          ¶Archive¶Factures¶{{ year }}¶{{ month }}
ID masque :             100
Détection doublons :    true
Intervalle :            5m

Résultat dans ELO : ¶Archive¶Factures¶2026¶03¶Facture_001.pdf

Exemple 3 : Boîte de réception scanner avec découpage PDF

Un scanner produit des PDF multi-pages. Ceux-ci sont automatiquement découpés aux pages blanches et importés individuellement.

Nom :               Entrée scanner
Dossier source :    C:\Scan\Input
Dossier succès :    C:\Scan\_done
Dossier erreur :    C:\Scan\_error
Types de fichiers : pdf
Mode cible :        id
ID cible :          5000
ID masque :         200
Découpage PDF :
  Activé :          true
  Stratégie :       blank_pages
  Supprimer blanches : true
Intervalle :        1m

Exemple 4 : Import avec analyzer et workflow

Les documents sont automatiquement classifiés, attribués au masque correspondant et transmis à un workflow.

Nom :               Réception contrats
Dossier source :    C:\Import\Contrats
Dossier succès :    C:\Import\_success
Dossier erreur :    C:\Import\_error
Mode cible :        path
Chemin cible :      ¶Contrats¶{{ year }}
Analyzer :
  Activé :          true
  Mode :            direct
Workflow défaut :   5
Intervalle :        5m

Exemple 5 : Import en masse avec rate limiting

Un traitement nocturne importe de gros volumes. Le rate limiting protège l'instance ELO de la surcharge.

Nom :                   Batch nocturne
Dossier source :        D:\Batch\Nocturne
Dossier succès :        D:\Batch\_done
Dossier erreur :        D:\Batch\_error
Récursif :              true
Mode cible :            path
Chemin cible :          ¶Import¶{{ year }}¶{{ month }}
ID masque :             100
Détection doublons :    true
Rate Limiting :
  Activé :              true
  Requêtes/sec :        5
  Burst :               10
Mode d'exécution :      scheduled
Heures de démarrage :   02:00

Exemple 6 : Intégration chain après import

Après chaque import réussi, une chaîne d'automatisation est déclenchée pour par ex. envoyer une notification.

Nom :               Courrier entrant
Dossier source :    C:\Import\Courrier
Mode cible :        id
ID cible :          6000
ID masque :         100
Intégration Chain :
  ID Chain :        notify-import
  Déclencheur :     after_success
  Async :           true
Intervalle :        2m