ELO Mail Importer

L'ELO Mail Importer automatise l'archivage des e-mails dans ELO. Il est conçu pour des scénarios comme la réception de factures par e-mail, les boîtes de support, la correspondance contractuelle et l'archivage automatique des e-mails d'équipes entières.

Comment fonctionne l'import

1. Récupérer — Le module se connecte à la boîte configurée (IMAP, EWS ou M365) et récupère les nouveaux e-mails.
2. Filtrer — Les e-mails sont vérifiés contre les filtres configurés (objet, expéditeur, pièces jointes, date). Les e-mails non correspondants sont ignorés.
3. Vérifier les doublons — Les e-mails déjà importés sont reconnus par ID de message et ne sont pas retraités.
4. Résoudre la cible — Le dossier cible ELO est déterminé par ID fixe ou chemin template dynamique.
5. Importer — L'e-mail (ou les pièces jointes uniquement) est uploadé vers ELO avec masque, métadonnées et droits ACL optionnels.
6. Post-traitement — L'e-mail est marqué comme lu, déplacé ou supprimé dans la boîte. Optionnellement, un workflow est démarré ou une réponse auto envoyée.

Pipeline d'import

┌──────────────────┐     ┌───────────────┐     ┌──────────────────┐
│ Boîte aux lettres│────▶│ Filtres       │────▶│ Vérif. doublons  │
│ • IMAP           │     │ • Objet       │     │ • ID message     │
│ • EWS            │     │ • Expéditeur  │     │ • Base de données│
│ • M365           │     │ • Pièces j.   │     │                  │
└──────────────────┘     └───────────────┘     └──────────────────┘
                                                       │
                         ┌───────────────┐     ┌───────▼──────────┐
                         │ Post-traitem. │◀────│ Upload vers ELO  │
                         │ • Marquer lu  │     │ • Masque + champs│
                         │ • Déplacer    │     │ • ACL            │
                         │ • Réponse auto│     │ • Chemin cible   │
                         │ • Workflow    │     │ • Conteneur      │
                         └───────────────┘     └──────────────────┘

• Support multi-protocole — IMAP (avec SSL/TLS, STARTTLS), Exchange Web Services (EWS) et Microsoft 365 avec authentification OAuth.
• Plusieurs boîtes aux lettres — Surveillez autant de comptes mail que nécessaire simultanément, chacun avec ses propres paramètres, filtres et cibles.
• Mode pièces jointes uniquement — Importez l'e-mail complet ou uniquement les pièces jointes. Idéal pour les boîtes de factures.
• Filtres e-mail complets — Filtrage par objet, expéditeur, destinataire, date, priorité et pièces jointes. Les domaines d'expéditeur peuvent être exclus.
• Filtre de pièces jointes — Filtrage avancé par type de fichier (PDF, TIFF, XML) avec option pour exactement une pièce jointe pertinente. Les images inline et signatures sont automatiquement ignorées.
• Chemins cibles dynamiques — Chemins cibles ELO avec variables de template comme {{ .Subject }}, {{ .Sender }}, {{ formatDate .Date "2006/01" }} pour des structures de dossiers automatiques.
• Mapping de métadonnées — Mappez automatiquement les champs e-mail (expéditeur, objet, date, destinataire, ID message) aux champs d'index ELO.
• Mode conteneur — Stockez les e-mails avec pièces jointes comme conteneurs ELO (dossiers). Optionnellement, conteneurs séparés par pièce jointe.
• Post-traitement — Marquer les e-mails comme lus, déplacer, supprimer ou modifier l'objet après import.
• Réponse automatique — Envoyer une réponse automatique à l'expéditeur après import réussi.
• Déclenchement de workflow — Démarrer automatiquement un workflow ELO après import.
• Contrôle d'accès (ACL) — Hériter les droits du dossier cible ou définir des permissions personnalisées.
• Rate limiting — Limiter le débit de requêtes vers ELO pour les gros volumes d'e-mails.
• Traitement par lots — Traitement parallèle avec workers configurables pour un débit plus élevé.
• Intégration chain — Déclencher des chaînes d'automatisation avant/après l'import.
• File d'attente de lettres mortes — Les imports échoués sont automatiquement relancés avec backoff exponentiel.
• Détection de doublons — Les e-mails déjà importés sont reconnus par ID de message et ignorés.
• Microsoft 365 multi-boîtes — Surveiller plusieurs boîtes avec un seul compte d'app Azure AD.
• Logs d'import — Chaque import est enregistré avec statut, durée, taille de fichier et détails d'erreur.

1. Créer un compte mail

Ouvrez la Configuration du Mail Importer et cliquez sur Ajouter un compte. Sélectionnez le mode de connexion (IMAP, EWS ou M365) et saisissez les identifiants.

2. Paramètres de la boîte

Définissez le dossier à surveiller (ex. Inbox) et si les sous-dossiers doivent être inclus. Utilisez Max. e-mails par cycle pour limiter le traitement.

3. Choisir le mode d'import

Décidez ce qui doit être importé :

• E-mail complet — L'e-mail entier est stocké comme document dans ELO (pièces jointes incluses).
• Pièces jointes uniquement — Seules les pièces jointes sont importées comme documents individuels. Idéal pour les factures.

4. Définir la cible dans ELO

Choisissez où les documents sont stockés dans ELO :

• ID fixe — Tous les e-mails vont dans le même dossier ELO (mode le plus simple).
• Chemin template — Chemin dynamique avec variables, ex. ARCPATH:/Archive/{{ formatDate .Date "2006" }}/{{ formatDate .Date "01" }} pour des dossiers mensuels.

5. Configurer les filtres (recommandé)

Mettez en place des filtres pour n'importer que les e-mails pertinents :

• Filtre objet — Uniquement les e-mails avec certains mots-clés (ex. Facture, Commande).
• Filtre expéditeur — Uniquement les e-mails de certaines adresses ou domaines.
• Filtre pièces jointes — Uniquement les e-mails avec certains types de fichiers en PJ (ex. PDF uniquement).

6. Configurer le mapping de métadonnées

Mappez les champs e-mail aux champs d'index ELO. Par exemple, l'expéditeur est automatiquement enregistré dans le champ EXPEDITEUR et l'objet dans OBJET. Les e-mails importés sont ainsi immédiatement recherchables dans ELO.

7. Définir le post-traitement

Déterminez ce qui arrive à l'e-mail dans la boîte après import : marquer comme lu, déplacer dans un dossier d'archive ou supprimer.

8. Définir le planning

Choisissez Continu avec un intervalle (ex. 5m) pour des vérifications régulières, ou Planifié avec des heures fixes pour des fenêtres d'import ciblées.

9. Démarrer et surveiller

Activez le compte et observez les imports sur la page Statut. L'onglet Logs fournit les détails de chaque e-mail importé, y compris les erreurs et messages ignorés.

• Commencer avec une boîte aux lettres de test — Configurez d'abord le compte avec une boîte de test et vérifiez que les e-mails sont correctement importés. Passez ensuite à la boîte de production.
• Toujours définir TargetPath ou TargetID — Sans cible ELO valide, chaque import échouera. Utilisez TargetPath pour un classement dynamique ou TargetID pour un dossier fixe.
• Utiliser les filtres de façon ciblée — Configurez des filtres par objet et expéditeur pour n'importer que les e-mails pertinents. Pour les boîtes de factures, utilisez aussi le filtre de pièces jointes pour n'importer que les PDF.
• Configurer le post-traitement — Décidez ce qui arrive à l'e-mail après l'import : marquer comme lu, déplacer dans un dossier ou supprimer. Cela maintient la boîte aux lettres ordonnée.
• Comptes séparés pour différents types de documents — Utilisez des comptes mail séparés pour les factures, contrats et correspondance générale. Cela permet de configurer masque, dossier cible et filtres individuellement.
• Activer le rate limiting pour les grandes boîtes — Pour les boîtes avec beaucoup d'e-mails, le rate limiting protège l'instance ELO de la surcharge. Combinez-le avec MaxEmailsPerRun.
• Utiliser le mapping de métadonnées — Mappez les champs e-mail (expéditeur, objet, date) aux champs d'index ELO. Les e-mails importés seront immédiatement recherchables dans ELO.
• Mode conteneur pour les e-mails avec pièces jointes — Quand les e-mails ont plusieurs pièces jointes à traiter comme documents individuels, utilisez le mode conteneur.
• Surveiller régulièrement logs et statistiques — Les logs d'import montrent les erreurs, e-mails ignorés et doublons. Vérifiez-les régulièrement pour détecter les problèmes tôt.

Exemple 1 : Import IMAP simple — Archiver tous les e-mails

Tous les e-mails d'une boîte sont importés dans un dossier ELO fixe.

Compte :        Général
Mode :          IMAP
Serveur :       imap.example.com:993 (SSL/TLS)
Dossier départ : Inbox
ID cible :      4711         (ID dossier ELO)
ID masque :     100
Après import :  Marquer comme lu
Intervalle :    5m

Exemple 2 : Boîte factures — Importer uniquement les PDF

Une boîte dédiée aux factures. Seuls les e-mails avec exactement un PDF en pièce jointe sont importés.

Compte :            Factures
Mode :              IMAP
Serveur :           imap.example.com:993
PJ uniquement :     true
Filtre PJ :
  Activé :          true
  Autoriser PDF :   true
  Exiger un seul :  true
Filtre expéditeur : comptabilite@fournisseur.fr
Chemin cible :      ARCPATH:/Archive/Factures/{{ formatDate .Date "2006" }}/{{ formatDate .Date "01" }}
ID masque :         200
Mapping métadonnées :
  Sender     → EXPEDITEUR
  Subject    → OBJET
  Date       → DATE_RECEPTION  (Format : 2006-01-02)
Après import :      Déplacer vers "Archivé"
Intervalle :        10m

Exemple 3 : Microsoft 365 — Surveiller plusieurs boîtes

Un compte M365 avec OAuth surveille plusieurs boîtes d'équipe simultanément.

Compte :           Boîtes équipe
Mode :             M365
ID locataire :     abc-123-...
ID client :        def-456-...
Type connexion :   oauth
Boîtes cibles :
  - achats@entreprise.fr
  - ventes@entreprise.fr
  - support@entreprise.fr
Dossier départ :   Inbox
Récursif :         true
Chemin cible :     ARCPATH:/E-Mail/{{ .MailboxName }}/{{ formatDate .Date "2006/01" }}
ID masque :        100
Workflow défaut :  3
Après import :     Marquer comme lu
Intervalle :       15m

Exemple 4 : Mode conteneur — E-mail avec toutes les PJ

Chaque e-mail est stocké comme conteneur (dossier) dans ELO. L'e-mail et les pièces jointes sont des documents individuels à l'intérieur.

Compte :              Contrats
Mode :                IMAP
Serveur :             imap.example.com:993
Mode conteneur :      true
Nom conteneur :       {{ .Subject }} - {{ formatDate .Date "02.01.2006" }}
Conteneurs séparés :  false
ID cible :            5000
ID masque :           300
Filtres :
  Avec PJ uniquement : true
  Filtre objet :       Contrat,Convention
Après import :        Déplacer vers "Traité"
Intervalle :          30m

Exemple 5 : Exécution planifiée — Import nocturne

L'import ne s'exécute qu'à des heures précises, par ex. la nuit et à midi.

Compte :           Archivage nocturne
Mode :             IMAP
Serveur :          imap.example.com:993
Mode d'exécution : scheduled
Heures démarrage : 02:00, 12:00
Max. e-mails :     200
ID cible :         6000
ID masque :        100
Rate Limiting :
  Activé :         true
  Requêtes/sec :   5
Après import :     Supprimer

Exemple 6 : Réponse auto et modification de l'objet

Après l'import, l'expéditeur reçoit une notification automatique et l'objet est préfixé.

Compte :                Support entrant
Mode :                  M365
ID cible :              7000
ID masque :             100
Réponse auto :          Votre e-mail a été archivé. Réf : {{ .MessageID }}
Modifier objet :        true
Préfixe objet :         [ELO-Archive]
Après import :          Marquer comme lu
Intervalle :            5m