ELO Mail Importer

Der ELO Mail Importer automatisiert die Archivierung von E-Mails in ELO. Er eignet sich für Szenarien wie Rechnungseingang per E-Mail, Support-Postfächer, Vertragskorrespondenz und die automatische E-Mail-Archivierung ganzer Teams.

So funktioniert der Import

1. Abrufen — Das Modul verbindet sich mit dem konfigurierten Postfach (IMAP, EWS oder M365) und ruft neue E-Mails ab.
2. Filtern — E-Mails werden gegen die konfigurierten Filter geprüft (Betreff, Absender, Anhänge, Datum). Nicht passende E-Mails werden übersprungen.
3. Duplikat-Prüfung — Bereits importierte E-Mails werden anhand der Nachrichten-ID erkannt und nicht erneut verarbeitet.
4. Ziel auflösen — Der ELO-Zielordner wird per fester ID oder dynamischem Template-Pfad bestimmt.
5. Importieren — Die E-Mail (oder nur die Anhänge) wird mit Maske, Metadaten und optionalen ACL-Rechten nach ELO hochgeladen.
6. Nachverarbeitung — Die E-Mail wird im Postfach als gelesen markiert, verschoben oder gelöscht. Optional wird ein Workflow gestartet oder eine Auto-Reply gesendet.

Import-Pipeline

┌──────────────────┐     ┌───────────────┐     ┌──────────────────┐
│ Postfach         │────▶│ Filter        │────▶│ Duplikat-Check   │
│ • IMAP           │     │ • Betreff     │     │ • Nachrichten-ID │
│ • EWS            │     │ • Absender    │     │ • Datenbank      │
│ • M365           │     │ • Anhänge     │     │                  │
└──────────────────┘     └───────────────┘     └──────────────────┘
                                                       │
                         ┌───────────────┐     ┌───────▼──────────┐
                         │ Post-Process  │◀────│ Upload nach ELO  │
                         │ • Gelesen     │     │ • Maske + Felder │
                         │ • Verschieben │     │ • ACL            │
                         │ • Auto-Reply  │     │ • Zielpfad       │
                         │ • Workflow    │     │ • Container      │
                         └───────────────┘     └──────────────────┘

• Multi-Protokoll-Unterstützung — IMAP (mit SSL/TLS, STARTTLS), Exchange Web Services (EWS) und Microsoft 365 mit OAuth-Authentifizierung.
• Mehrere Postfächer — Beliebig viele Mail-Konten gleichzeitig überwachen, jeweils mit eigenen Einstellungen, Filtern und Zielen.
• Nur-Anhänge-Modus — Wahlweise die komplette E-Mail oder nur die Anhänge importieren. Ideal für Rechnungspostfächer.
• Umfangreiche E-Mail-Filter — Nach Betreff, Absender, Empfänger, Datum, Priorität und Anhängen filtern. Absender-Domains können ausgeschlossen werden.
• Anhangsfilter — Erweiterte Filterung nach Dateityp (PDF, TIFF, XML) mit Option für exakt einen relevanten Anhang. Inline-Bilder und Signaturen werden automatisch ignoriert.
• Dynamische Zielpfade — ELO-Zielpfade mit Template-Variablen wie {{ .Subject }}, {{ .Sender }}, {{ formatDate .Date "2006/01" }} für automatische Ordnerstrukturen.
• Metadaten-Mapping — E-Mail-Felder (Absender, Betreff, Datum, Empfänger, Nachrichten-ID) automatisch auf ELO-Indexfelder abbilden.
• Container-Modus — E-Mails mit Anhängen als ELO-Container (Ordner) ablegen. Optional separate Container pro Anhang.
• Post-Processing — E-Mails nach Import als gelesen markieren, verschieben, löschen oder den Betreff ändern.
• Auto-Reply — Automatische Antwort an den Absender nach erfolgreichem Import.
• Workflow-Trigger — Nach Import automatisch einen ELO-Workflow starten.
• Zugriffsrechte (ACL) — Rechte vom Zielordner erben oder benutzerdefinierte Berechtigungen setzen.
• Rate Limiting — Anfragerate an ELO begrenzen bei großen E-Mail-Mengen.
• Batch-Verarbeitung — Parallele Verarbeitung mit konfigurierbaren Workern für höheren Durchsatz.
• Chain-Integration — Automation Chains vor/nach dem Import auslösen.
• Dead Letter Queue — Fehlgeschlagene Imports werden automatisch mit exponentieller Verzögerung wiederholt.
• Duplikat-Erkennung — Bereits importierte E-Mails werden anhand der Nachrichten-ID erkannt und übersprungen.
• Microsoft 365 Multi-Mailbox — Mehrere Postfächer mit einem einzigen Azure AD App-Konto überwachen.
• Import-Protokoll — Jeder Import wird mit Status, Dauer, Dateigröße und Fehlerdetails protokolliert.

1. Mail-Konto anlegen

Öffnen Sie die Konfiguration des Mail Importers und klicken Sie auf Konto hinzufügen. Wählen Sie den Verbindungsmodus (IMAP, EWS oder M365) und geben Sie die Zugangsdaten ein.

2. Postfach-Einstellungen

Legen Sie fest, welcher Ordner überwacht werden soll (z.B. Inbox) und ob Unterordner einbezogen werden sollen. Mit Max. E-Mails pro Durchlauf begrenzen Sie die Verarbeitung pro Zyklus.

3. Importmodus wählen

Entscheiden Sie, was importiert werden soll:

• Komplette E-Mail — Die gesamte E-Mail wird als Dokument in ELO gespeichert (inkl. Anhänge als Teil der E-Mail).
• Nur Anhänge — Nur die Anhänge werden als einzelne Dokumente importiert. Ideal für Rechnungen oder Belege.

4. ELO-Ziel festlegen

Wählen Sie, wo die Dokumente in ELO abgelegt werden:

• Feste ID — Alle E-Mails in denselben ELO-Ordner (einfachster Modus).
• Template-Pfad — Dynamischer Pfad mit Variablen, z.B. ARCPATH:/Archiv/{{ formatDate .Date "2006" }}/{{ formatDate .Date "01" }} für monatliche Ordner.

5. Filter konfigurieren (empfohlen)

Richten Sie Filter ein, um nur relevante E-Mails zu importieren:

• Betreff-Filter — Nur E-Mails mit bestimmten Stichwörtern (z.B. Rechnung, Bestellung).
• Absender-Filter — Nur E-Mails von bestimmten Adressen oder Domains.
• Anhangsfilter — Nur E-Mails mit bestimmten Dateitypen als Anhang (z.B. nur PDF).

6. Metadaten-Mapping einrichten

Ordnen Sie E-Mail-Felder den ELO-Indexfeldern zu. So wird z.B. der Absender automatisch in das Feld ABSENDER übernommen und der Betreff in BETREFF. Dies macht importierte E-Mails sofort über die ELO-Suche auffindbar.

7. Post-Processing festlegen

Bestimmen Sie, was nach dem Import mit der E-Mail im Postfach passiert: Als gelesen markieren, in einen Archiv-Ordner verschieben oder löschen.

8. Zeitplan festlegen

Wählen Sie Kontinuierlich mit einem Intervall (z.B. 5m) für regelmäßige Abfragen, oder Geplant mit festen Uhrzeiten für gezielte Import-Fenster.

9. Starten und überwachen

Aktivieren Sie das Konto und beobachten Sie die Imports auf der Status-Seite. Im Protokoll finden Sie Details zu jeder importierten E-Mail, einschließlich Fehler und übersprungene Nachrichten.

• Mit einem Test-Postfach starten — Richten Sie das Konto zunächst mit einem Testpostfach ein und prüfen Sie, ob E-Mails korrekt importiert werden. Erst danach auf das produktive Postfach umstellen.
• Immer TargetPath oder TargetID setzen — Ohne gültiges ELO-Ziel schlägt jeder Import fehl. Verwenden Sie TargetPath für dynamische Ablage oder TargetID für einen festen Ordner.
• Filter gezielt einsetzen — Nutzen Sie Betreff- und Absenderfilter, um nur relevante E-Mails zu importieren. Bei Rechnungspostfächern empfiehlt sich zusätzlich der Anhangsfilter, um nur PDFs zu importieren.
• Post-Processing konfigurieren — Entscheiden Sie, was nach dem Import mit der E-Mail passiert: Als gelesen markieren, in einen Ordner verschieben oder löschen. So bleibt das Postfach übersichtlich.
• Separate Konten für verschiedene Dokumenttypen — Verwenden Sie separate Mail-Konten oder -Accounts für Rechnungen, Verträge und allgemeine Korrespondenz. So können Sie Maske, Zielordner und Filter individuell konfigurieren.
• Rate Limiting bei großen Postfächern aktivieren — Bei Postfächern mit vielen E-Mails schützt Rate Limiting die ELO-Instanz vor Überlastung. Kombinieren Sie es mit MaxEmailsPerRun.
• Metadaten-Mapping nutzen — Ordnen Sie E-Mail-Felder (Absender, Betreff, Datum) den ELO-Indexfeldern zu. So sind importierte E-Mails sofort über die ELO-Suche auffindbar.
• Container-Modus für E-Mails mit Anhängen — Wenn E-Mails mehrere Anhänge haben, die als einzelne Dokumente behandelt werden sollen, verwenden Sie den Container-Modus.
• Logs und Statistiken regelmäßig prüfen — Die Import-Protokolle zeigen Fehler, übersprungene E-Mails und Duplikate. Prüfen Sie diese regelmäßig, um Probleme frühzeitig zu erkennen.

Beispiel 1: Einfacher IMAP-Import — Alle E-Mails archivieren

Alle E-Mails eines Postfachs werden in einen festen ELO-Ordner importiert.

Konto:         Allgemein
Modus:         IMAP
Server:        imap.example.com:993 (SSL/TLS)
Startordner:   Inbox
Ziel-ID:       4711         (ELO-Ordner-ID)
Masken-ID:     100
Nach Import:   Als gelesen markieren
Intervall:     5m

Beispiel 2: Rechnungspostfach — Nur PDF-Anhänge importieren

Ein dediziertes Rechnungspostfach. Nur E-Mails mit genau einem PDF-Anhang werden importiert, der Anhang wird als eigenes Dokument in ELO abgelegt.

Konto:           Rechnungen
Modus:           IMAP
Server:          imap.example.com:993
Nur Anhänge:     true
Anhangsfilter:
  Aktiviert:     true
  PDF erlauben:  true
  Genau einer:   true
Absenderfilter:  buchhaltung@lieferant.de
Zielpfad:        ARCPATH:/Archiv/Rechnungen/{{ formatDate .Date "2006" }}/{{ formatDate .Date "01" }}
Masken-ID:       200
Metadaten-Mapping:
  Sender     → ABSENDER
  Subject    → BETREFF
  Date       → EINGANGSDATUM  (Format: 2006-01-02)
Nach Import:     In Ordner "Archiviert" verschieben
Intervall:       10m

Beispiel 3: Microsoft 365 — Mehrere Postfächer überwachen

Ein M365-Konto mit OAuth überwacht mehrere Teampostfächer gleichzeitig.

Konto:            Team-Postfächer
Modus:            M365
Mandanten-ID:     abc-123-...
Client-ID:        def-456-...
Anmeldeart:       oauth
Zielpostfächer:
  - einkauf@firma.de
  - vertrieb@firma.de
  - support@firma.de
Startordner:      Inbox
Rekursiv:         true
Zielpfad:         ARCPATH:/E-Mail/{{ .MailboxName }}/{{ formatDate .Date "2006/01" }}
Masken-ID:        100
Default-Workflow:  3
Nach Import:       Als gelesen markieren
Intervall:         15m

Beispiel 4: Container-Modus — E-Mail mit allen Anhängen

Jede E-Mail wird als Container (Ordner) in ELO abgelegt. Die E-Mail und alle Anhänge sind darin als einzelne Dokumente gespeichert.

Konto:              Verträge
Modus:              IMAP
Server:             imap.example.com:993
Container-Modus:    true
Container-Name:     {{ .Subject }} - {{ formatDate .Date "02.01.2006" }}
Separate Container: false
Ziel-ID:            5000
Masken-ID:          300
Filter:
  Nur mit Anhängen: true
  Betreff-Filter:   Vertrag,Vereinbarung
Nach Import:        In Ordner "Verarbeitet" verschieben
Intervall:          30m

Beispiel 5: Geplante Ausführung — Nachtimport

Der Import läuft nur zu bestimmten Uhrzeiten, z.B. nachts und mittags.

Konto:            Nacht-Archivierung
Modus:            IMAP
Server:           imap.example.com:993
Ausführungsmodus: scheduled
Startzeiten:      02:00, 12:00
Max. E-Mails:     200
Ziel-ID:          6000
Masken-ID:        100
Rate Limiting:
  Aktiviert:      true
  Anfragen/Sek.:  5
Nach Import:      Löschen

Beispiel 6: Auto-Reply und Betreff-Änderung

Nach dem Import wird der Absender automatisch benachrichtigt und der Betreff mit einem Präfix versehen.

Konto:               Support-Eingang
Modus:               M365
Ziel-ID:             7000
Masken-ID:           100
Auto-Reply:          Ihre E-Mail wurde archiviert. Ref: {{ .MessageID }}
Betreff ändern:      true
Betreff-Präfix:      [ELO-Archiv]
Nach Import:         Als gelesen markieren
Intervall:           5m