DATEV Integration

Die DATEV Integration ist das zentrale Bindeglied zwischen ELO-Dokumentenmanagement und DATEV-Finanzbuchhaltung. Sie besteht aus mehreren Komponenten, die einzeln oder zusammen aktiviert werden können:

Unterstützte Anbieter

1. Verbindung einrichten

1. Navigieren Sie zu Integrationen → DATEV → Konfiguration
2. Aktivieren Sie die Integration mit dem Master-Schalter
3. Wählen Sie den Anbieter: Cloud oder On-Premise
4. Cloud: Tragen Sie OAuth Client-ID, Client-Secret und Scopes ein. Wählen Sie Sandbox oder Production.
5. On-Premise: Geben Sie Host, Port und Windows-Credentials (DOMAIN\user) ein. Aktivieren Sie ggf. TLS.
6. Prüfen Sie die Verbindung über Verbindungsstatus

2. Shadow-DB aktivieren

1. Aktivieren Sie Features.ShadowDB.Enabled
2. Optional: Beschränken Sie die Synchronisation auf bestimmte Mandanten (ClientIDs)
3. Aktivieren Sie AutoSyncEnabled für automatische Hintergrundsynchronisation
4. Führen Sie einen ersten manuellen Sync über Stammdaten durch

3. Buchungsvorschläge konfigurieren

1. Aktivieren Sie Features.BookingProposal.Enabled
2. Erstellen Sie einen neuen Job unter Buchungsvorschläge
3. Konfigurieren Sie die Suchkriterien (ELO-Maske, ObjKey-Filter, Rechnungstyp)
4. Passen Sie das Feldmapping an (Welche ELO-ObjKeys werden auf welche DATEV-Felder übertragen)
5. Definieren Sie den Processed-Marker, um doppelte Verarbeitung zu verhindern
6. Wählen Sie den Ausführungsmodus: manuell, geplant (Cron) oder kontinuierlich

4. Klassifizierung & Kontierung

1. Aktivieren Sie unter Klassifizierung die gewünschten Erkennungsfeatures
2. Passen Sie die Feldgewichtungen an (z.B. IBAN höher gewichten als Stadtname)
3. Aktivieren Sie unter Auto-Kontierung das lernbasierte Kontierungssystem
4. Testen Sie die Ergebnisse mit dem Beleg-Test

5. Optional: Zusatzfeatures

• Zahlungs-Tracking: Aktivieren Sie Duplikaterkennung und ELO-Markierung in der Konfiguration
• Mahnwesen: Konfigurieren Sie Empfänger und Kanäle für Mahnstufenbenachrichtigungen
• Web-Anreicherung: Hinterlegen Sie einen API-Key für SerpAPI oder Bing
• Lerndaten: Prüfen und verwalten Sie gelernte Buchungsmuster unter Lerndaten

Shadow-DB & Stammdaten

• Regelmäßige Synchronisation – Aktivieren Sie den Auto-Sync (z.B. alle 15 Minuten), damit Kreditoren, Debitoren und Konten stets aktuell sind. Ohne aktuelle Stammdaten sinkt die Trefferquote der Klassifizierung erheblich.
• Selektive Mandantenauswahl – Beschränken Sie ClientIDs auf die tatsächlich genutzten Mandanten. Das reduziert Sync-Dauer und Speicherverbrauch erheblich bei großen DATEV-Installationen.
• Full-Sync-Intervall – Konfigurieren Sie FullSyncInterval auf 24h. Delta-Syncs sind schnell, aber ein täglicher Full-Sync stellt Konsistenz sicher.

Buchungsvorschläge

• Validierung vor Übermittlung – Aktivieren Sie ValidateFirst in der Job-Konfiguration, um fehlerhafte Buchungen vor der Übertragung zu erkennen.
• Processed-Marker nutzen – Der ProcessedMarker verhindert doppelte Verarbeitung. Stellen Sie sicher, dass das ObjKey-Feld existiert und nicht anderweitig beschrieben wird.
• Testlauf vor Produktivbetrieb – Nutzen Sie den Beleg-Test (Test Classification), um die Klassifizierung und Kontierungsvorschläge an Beispielrechnungen zu validieren, bevor Sie Auto-Send aktivieren.

Sicherheit

• TLS nicht deaktivieren – Deaktivieren Sie SkipCertVerify nur temporär für Debugging. Im Produktivbetrieb muss TLS aktiv sein.
• Credentials rotieren – Ändern Sie OAuth-ClientSecrets und Windows-Passwörter gemäß Ihrer Sicherheitsrichtlinie regelmäßig.

Performance

• Parallelität anpassen – MaxParallelClients (Standard: 6) kann bei vielen Mandanten erhöht werden, belastet aber den DATEV-Server stärker.
• Seitengröße optimieren – PageSize (Standard: 500) ist ein guter Kompromiss. Werte über 2000 können Timeouts verursachen.

Workflow: Eingangsrechnung → DATEV

1. Rechnungseingang – Eine Eingangsrechnung wird per E-Mail-Import, Scan oder manuellem Upload in ELO abgelegt.
2. Dokumentenklassifizierung – Der Document Classifier analysiert den Beleg per OCR und erkennt anhand der Shadow-DB-Stammdaten den Kreditor (Name, IBAN, USt-ID, Matchcode).
3. Auto-Kontierung – Basierend auf Lerndaten und Regelwerk werden Sachkonto, Kostenstelle und Steuerschlüssel vorgeschlagen. Bei ausreichender Konfidenz werden die Felder automatisch befüllt.
4. Buchungsvorschlag erstellen – Ein Buchungsvorschlag-Job sammelt die klassifizierten Belege, erstellt DATEV-konforme Buchungssätze und validiert diese gegen die Stammdaten.
5. Prüfung & Freigabe – Im Admin-UI können Vorschläge vor der Übertragung geprüft und korrigiert werden. Bei AutoSend=false ist ein manueller Freigabeschritt erforderlich.
6. DATEV-Übertragung – Die validierten Vorschläge werden per API an DATEVconnect übermittelt. Der Status wird protokolliert und der Beleg in ELO als exportiert markiert.
7. Zahlungsabgleich – Nach Zahlung wird der Status aus den Offenen Posten erkannt und optional per ELO-Marking auf dem Beleg aktualisiert.

Workflow: Mahnwesen-Benachrichtigung

1. Shadow-DB synchronisiert Offene Posten inkl. Mahnstufenänderungen
2. System erkennt neue/erhöhte Mahnstufen seit dem letzten Sync
3. Benachrichtigung wird per E-Mail, Teams oder Slack an die konfigurierten Empfänger gesendet

Workflow: Kreditor-Stammdatenanreicherung

1. Neuer Kreditor wird in der Klassifizierung erkannt, aber nicht in den Stammdaten gefunden
2. Web-Enrichment durchsucht öffentliche Quellen nach Firmendaten (Adresse, USt-ID, IBAN)
3. Gefundene Daten werden als Vorschlag zur Stammdaten-Ergänzung bereitgestellt